Introductie

Organisaties op het gebied van ontwikkelingssamenwerking gaan door een fase van toenemende professionalisering. Enerzijds vragen donateurs meer verantwoording over het rendement op hun donaties. Anderzijds vereisen toezichthoudende instanties als het CBF (Centraal Bureau Fondswerving) ten behoeve van haar keurmerk een hoge mate van efficiënte bedrijfsvoering.

Vraagstelling

Om tegemoet te komen aan bovengenoemde ontwikkeling had Simavi behoefte aan een nieuw systeem waarmee hulpaanvragen efficiënt en effectief konden worden beoordeeld. Tevens moesten goedgekeurde projecten met het systeem kunnen worden gemonitored op efficiëntie en effectiviteit.
Een en ander vroeg om een totaalaanpak, waarbij zowel werkprocessen als informatie management geïntegreerd in kaart moesten worden gebracht. Alleen dan pas kon de daadwerkelijke ontwikkeling van het systeem aanvangen.

Randvoorwaarde

Een belangrijke eis vanuit de organisatie met betrekking tot de ontwikkeling en implementatie van het project management systeem was de mogelijkheid tot meegroeien met de toenemende scale en scope van de aanvragen en projecten. Tevens wilde Simavi zich geheel blijven richten op haar kerncapaciteiten en dus het beheer en onderhoud van het project management systeem volledig uitbesteden.

Uitwerking

Om Simavi te ontlasten van het beheer en onderhoud is al bij aanvang gekozen voor een ASP-oplossing. ASP (Application Service Provision) houdt in dat het systeem per geautoriseerde gebruiker via het Internet bereikbaar is. Het systeem wordt in deze constructie op huurbasis beschikbaar gesteld en vaste kosten kunnen over meerdere organisaties worden verdeeld. In het bijzonder voor kleine en middelgrote organisaties levert dit substantiële kostenbesparing op.

In samenwerking met Simavi heeft B3Partners allereerst een functioneel ontwerp opgesteld. Startpunt was vaststelling van de toekomst visie op het werkveld, organisatorische strategie en benodigde acties en veranderingen. Het systeem moest immers nog jaren meekunnen in een sterk veranderende omgeving. Vervolgens werden operationele zaken vastgelegd zoals; te gebruiken informatiebronnen, autorisaties, indeling, navigatie en interactiemogelijkheden van het systeem. Specifieke aandacht kregen de werkprocessen rond goed- en afkeuringen van aanvraag, tussentijdse rapportages, tot en met oplevering van elk project.

B3partners faciliteerde deze fase van inventarisatie middels interviews, Brown Paper brainstorms en workshops met de medewerkers van Simavi. Op basis van het resulterende functioneel ontwerp is het systeem ontwikkeld op het standaard B3P Mesa platform voor websites en extranetten. De standaard functionaliteiten van dit platform (inclusief workflow inrichting en autorisatietoewijzing) beantwoorden grotendeels aan de behoeften, zodat maatwerk tot een minimum kon worden beperkt.

Resultaat

Met deze applicatie kan Simavi zich geheel richten op haar eigen werkzaamheden, zonder zorgen over technische infrastructuur e.d. Tevens is Simavi met het systeem voorbereid op verdergaande samenwerking met lokale partners in de 3de wereld. Het systeem is immers web-based, waardoor plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden. Met een eigen inlog kunnen eigen medewerkers en partners toegang krijgen tot relevante onderdelen van het systeem en (samen-)werken.
Voor meer informatie omtrent project- en kennis management systemen kunt u contact opnemen met Marc Vloemans, of bel 030 214 20 81.